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ISO9001审核前准备工作
ISO9001认证咨询审核前准备工作
同样适用于TS或ISO
14001等,需要准备的事项请自行对照相应标准修改。
一、审核前员工
1、熟悉并理解本企业的质量方针、目标
2、熟悉所在部门的职责
3、明确本人的质量职责和权利
4、清楚本人工作所依据的
iso三体系认证并能提供使用的
iso三体系认证
5、熟练掌握工作技能[现场有可能会让你讲一讲、实际操作设备或仪器]
6、知道企业的管理者代表是谁[有的人不知道耶!]
二、审核前的准备
1、资源准备:办公地点、接待、交通、通讯、确定陪同人员;
2、营造庄重热烈的气氛:搞好宣传(欢迎标语、企业的质量方针),布置好首(末)次会议现场,办公室、生产现场干净整洁;
3、与审核无关的iso
三体系认证、记录、数据、失效iso三
体系认证收藏好;
4、作好充分的思想准备:充分了解审核的方式方法,对顺利通过认证咨询要充满自信,不要紧张,端正心态,轻松自如地迎接审核;
5、接到认证咨询现场审核计划及时下发各部门。各部门领导要对照计划规定的要素,确定接受审核的人员。并组织内审员按规定要素进行一次自查自纠;
6、企业、部门确定好接受审核的场所、地点。准备好相关的iso三体系认证和记录,与审核要素有关的人员尽量不要在审核期间出差,确须出差应指定代表人员回答审核员提出的问题,并向代表人员交代好iso三体系认证、记录以及相关工作情况,使代表人员能正确回答相关问题;
7、不该出现的人员不出现,提前确定好哪些场所或iso三体系认证不能看,以便在审核前或审核首次会议时与审核组进行沟通。
三、现场审核时
1、审核中首次会议:提前到场,签到,衣冠整洁,不吸烟,手机打震动,不接听手机电话,会议中不随便说话,给审核组一个良好的第一印象,从各方面体现一种与
ISO9000标准一致的管理水平;
2、当审核员到现场时,表现出对审核员的欢迎和尊重——礼仪之邦,体现出企业整体素质;
3、各级人员要表现出对标准是内行,使审核员相信全体人员已被充分发动并参与到认证咨询工作中,即使体系运行出现问题也会在短时间内整改,努力体现一种真诚追求提高管理水平,不是单独为了取证的思想境界;
4、在接受审核时首先要注意聆听技巧:认真听,不懂就问,一定要听懂问题,不要急于回答。没听清的问题可以礼貌地请审核员再复述一遍;
5、在回答问题时语速要慢,一便于审核员记录,另外也便于思考下一句话怎么说,同时还可以使审核员在有效的审核时间内少审一些问题,减少出现不符合;
6、回答问题时的基本原则:尽量使用标准术语;据手册和程序iso三体系认证的相关章节的规定回答,围绕主题,不要扯得太远;只说自己的事,不说别人的事;只说该说的事;
7、不是自己工作领域的问题,可以请主管这项工作的人员回答,以免由于本人不了解情况回答错误而造成不应该有的不合格;任何人员不应将本次符合性审核的信息透露给审核员,也不应该主动暴露体系运行中存在的问题;
8、审核中,要什么,给什么,不要毫无保留全盘脱出,以减少审核中的不合格。如问审核员您要那一份?然后递上所要的那一份。
9、在审核中注重体现谦虚认真的工作作风,要始终充满自信,不管出现什么样的严重问题,也应将审核进行下来,要保持良好心态,不要自暴自弃,要相信我们已作了大量工作,并且任何问题在经管理者代表协调下都能有回转余地,相信最终结果不一定像目前想的那么坏;
10、 遇到不合格,不要狡辩,不要让审核员感觉你在欺不怎么样他,或你根本不理解标准、iso三体系认证规定,防止在审核中推卸责任,转移责任以免造成新的不合格;
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1、 不要和审核员争论和发生正面冲突,多解释,不争论,如果确实认为审核员判断错误,可以向管理者代表报告,要把解释权让给明白的人,由管理者代表出面解释,用证据说明问题;
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2、 对于出现的不合格或问题,本部门审核结束后应连夜组织整改,举一反三采取主动的纠正措施。尽快在审核末次会议之前请审核员给予验证,以减少不符合,并利于对不符合的及时关闭;
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3、 对于没有发生的事审到时,应向审核员解释清楚,没发生不等于没做,以免产生不符合;
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4、 人员的作用:
a) 向导:不该去的地方不去,
iso认证好审核路线;
b) 现场提醒审核员安全注意事项,确保审核员安全;
c) 见证,记录以及传递审核信息,防止下一部门出现同类不合格,构成系统性严重不符合;
d) 与下一部门联络具体审核时间;
e) 注意现场学习审核员的审核方法和审核技巧;
f) 不能代替受审核人员回答问题,干扰审核,但必要时可对不符合作出解释。
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5、所有部门一把手应在审核本部门时尽量全程陪同,了解体系运行中存在的问题,表现对体系运行的重视,另外现场确认不符合事实;
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6、所有部门也应自己安排记录人员全程陪同作好记录,便于掌握审核重点和对不符合项整改;
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7、各种特殊人员的岗位资格证须随身携带备查。
四、领导座谈时回答的问题:(供参考)
(1)请您谈谈在
质量管理体系中您做出了哪些承诺:满足顾客要求,满足法律、法规,提高员工的质量意识,符合质量
管理体系要求。
(2)您为什么要做出这样的承诺:市场经济的需要,形式发展的需要,顾客是上帝。
(3)在履约承诺时,具体做了那些工作:制定质量方针、目标
(4)如何以顾客为观注焦点:签订合同前宣传公司,签订中满足顾客的要求,保证质量,售后服务。
(5)请较高领导者谈一下本企业的质量方针是什么
(6)您为什么要制定这样的方针:(方针的内涵)
(7)您是怎样贯彻质量方针的:传达到全体员工,并以此为框架制定质量目标,并对适宜性、持续性进行评审,
(8)请经营副总谈谈您在质量管理体系中您承担那些职责:以顾客为观注焦点(识别顾客要求);合同评审;顾客满意度的调查、分析、改进。
(9)总工程师您在质量管理体系中承担那些职责:9项任务:技术、设备、供应、特殊过程、标识,计量、检验、纠正、数据分析。
(10)生产副总在质量管理体系中的职责:按质、按量、按时完成任务,安全生产,完成目标。
(11)较高管理者谈一下质量目标
(12)在谈一下是如何进行分解,考核情况。
(13)在质量管理体系中如何规定职责、权限的:设置组织机构,指定管理者代表。
(14)管理者代表的职权:建立体系;报告运行情况;提高全员满足顾客、满足法律、法规的意识;外部联络工作。
(15)您对质量管理体系是如何评价的:按标准建立了体系,初步进行了运行,通过运行有些问题,但符合标准要求,适合本公司情况,是有效的。
(16)本企业是如何进行内部沟通的。
(17)管理评审情况。
(18)公司的资源管理能否满足体系要求:能
(19)建立质量管理体系以来有无重大投诉:无
(20)本行业质量有无抽查:无